ARCHIVI ALLA PROVA DEL TEMPO (fonte: Ufficio Studi Confappi-Federamministratori)

Per quanto tempo vanno conservate bollette, tasse, ricevute, senza correre il rischio di non poter dimostrare l'avvenuto pagamento ma anche evitando di riempirsi la casa di scartoffie? I termini di prescrizione del credito sono fissati per legge e variano a seconda del tipo di documento.
Ecco un pro-memoria dei tempi minimi di conservazione dei vari documenti che però è sempre opportuno custodire almeno un anno, meglio due, in più rispetto a quanto stabilisce la legge: talvolta infatti può capitare che i termini di rivalsa da parte degli enti per la pretesa dei pagamenti vengano allungati anche di molti mesi e dunque il rischio è quello di dover pagare comunque due volte perché si è buttata via la ricevuta troppo presto.

Abbonamento tv. Cinque anni è il termine di legge, ma una sentenza del tribunale di Torino lo ha esteso a 10 anni.
Acquisto di beni ed apparecchiature. 1 anno (2 anni per gli acquisti da negozianti da parte del consumatore finale).
Affitto. Le ricevute dei pagamenti mensili o trimestrali vanno conservate 5 anni.
Alberghi. Sei mesi. Entro questo periodo, infatti, l'albergatore può chiedere nuovamente il pagamento del conto.
Appalti. 2 anni dalla scoperta del danno per la contestazione di vizi non gravi; 10 anni per i vizi gravi. Le fatture o ricevute degli artigiani, vanno conservate per 3 anni.
Assicurazioni. Basta 1 anno dalla scadenza della rata della polizza , salvo altri tempi previsti dal contratto. Ma se le quietanze sono state utilizzate a fini fiscali come capita, per esempio, con le polizze vita, si devono tenere, invece, per cinque anni.
Banca. I bonifici, i pagamenti tramite c/c vanno conservati per 10 anni.
Bollette. Per le fatture di pagamento delle utenze domestiche (acqua, gas, luce, telefono) il termine è di 5 anni dalla data di scadenza del pagamento e ciò vale, per legge, anche se sono saldate con domiciliazione bancaria da cui appare che i precedenti pagamenti sono stati effettuati regolarmente: in questo caso è importante conservare anche gli estratti conto della banca dove viene attestato ogni volta il pagamento. Il termine aumenta se vi sono contestazioni in corso.
Bollettino ICI. Basterebbero 5 anni dall'anno successivo a quello del pagamento, ma in tutte le Finanziarie scorse, il termine è stato prorogato a 6 anni.
Bollo auto. Tre anni dalla data di scadenza, anche se l'autovettura è stata venduta. Ma una sentenza della Corte di Cassazione ha prorogato il termine di 4 mesi, per questo è meglio conservare il documento per 4 anni.
Cambiali. 3 anni dalla loro scadenza.
Contravvenzioni stradali. Le sanzioni per violazioni al Codice della strada si prescrivono in un quinquennio decorrente, di regola, dal giorno della notificazione del processo verbale di constatazione (articolo 209 del Codice della strada, che richiama l'articolo 28 della legge 24 novembre 1981, n. 289), ma fatte salve le cause di interruzione (esempio: notificazione della cartella di pagamento dopo il verbale, ma prima del compimento del quinquennio; la notificazione fa decorrere un altro quinquennio).
Il fermo amministrativo degli autoveicoli per ora è inoperante, in quanto prima il Tar Lazio (seconda sezione, ordinanza 23 giugno 2004, n. 3402) e poi il Consiglio di Stato (quarta sezione, 13 aprile 2004, n. 3259) hanno ravvisato l'illegittimità delle norme di esecuzione. La minaccia del provvedimento rimarrà pertanto senza effetti, almeno fino a quando non saranno emanate nuove disposizioni per la disciplina del fermo (agenzia delle Entrate, risoluzione 22 luglio 2004, n. 92/E).
Dichiarazioni dei redditi. Le ricevute dei pagamenti delle tasse e dell'Iva, degli oneri deducibili e detraibili (compresa la detrazione Irpef del 41% o del 36%) si possono "eliminare" solo dopo 5 anni a partire dall'anno successivo a quello della dichiarazione annuale (quindi 6 anni).
Documentazione casa. I documenti relativi alla ristrutturazione della casa con detrazione fiscale (fatture, ricevute, bonifici bancari e tutta l'altra eventuale documentazione comprovante le spese di ristrutturazioni) vanno conservate 5 anni, fino a quando, cioè, non si prescrive il periodo di imposta nel quale sono state sostenute le spese.
Estratti conto bancari. Le banche di solito accettano contestazioni entro i 60 giorni dall'invio, ma si hanno 10 anni di tempo per impugnare l'estratto conto in caso di errori ed omissioni.
Mutui e pagamenti rateali. 5 anni dalla scadenza della singola rata, anche se è consigliabile prorogare la conservazione fino a cinque anni dopo la scadenza del mutuo o, meglio ancora, per sempre.
Scontrini d'acquisto. Se lo scontrino vale anche come garanzia, va conservato per tutta la durata della stessa.
Rate condominiali e di pagamento in generale . 5 anni.
Rette scolastiche. 1 anno il periodo di tempo per cui vanno conservate le ricevute delle iscrizioni a scuole o palestre private, lezioni.
Ricevute spedizionieri e trasportatori. Vanno tenute per 1 anno (oppure 18 mesi se il trasporto inizia o finisce fuori dall'Europa).
Spese condominiali. 5 anni.
Tassa nettezza urbana. La "prova" del pagamento va tenuta fino al 31 dicembre del quarto anno successivo al pagamento, anche se l'ipotesi più accreditata è di 10 anni.
Gli "intoccabili". Vi sono infine documenti dei quali è opportuno non disfarsi e che è meglio conservare per sempre. Sono: i diplomi scolastici, le lettere di assunzione, di licenziamento o di dimissioni, il libretto di lavoro, le buste paga, gli atti di matrimonio, di separazione e di divorzio, i contratti di affitto, gli atti notarili di compravendita, gli atti di proprietà della casa (mappa catastale, abitabilità, collaudo di opere in cemento armato, autorizzazioni edilizie), le ricevute di pagamento delle rate dei mutui, i contributi previdenziali Inps, i risultati di esami medici, le sentenze di tribunale, le denunce di smarrimento o di furto.

TEMPI DI VALIDITA' DEI DOCUMENTI

Se è opportuno sapere per quanto tempo conservare le ricevute dei pagamenti, altrettanto opportuno è sapere quando i documenti che si possiedono scadono, rischiando così di diventare inutili. È importante sapere che validità hanno carta d'identità, patente, certificati d'anagrafe per evitare di trovarsi in tasca documenti scaduti con il rischio di incorrere in multe e non avere documenti di riconoscimento validi.

Carta d'identità. Vale 5 anni. Quella nuova può essere richiesta nei sei mesi precedenti la scadenza.
Certificati anagrafici. Gli estratti di nascita, di cittadinanza, di residenza, di matrimonio, di morte, di esistenza in vita, stato di famiglia durano 6 mesi. Se entro questo periodo le informazioni contenute nel documento non sono variate si potrà dichiararlo in fondo al documento senza obbligo di far autenticare la firma: in questo caso le pubbliche amministrazioni, i gestori o gli esercenti di pubblici esercizi che li richiedono devono ritenerli validi.
Certificato di idoneità fisica. I certificati medici e sanitari richiesti dalle istituzioni scolastiche o dalle palestre per la pratica delle attività sportive non agonistiche rilasciati dal medico di base sono validi per 1 anno.
Passaporto. Vale 10 anni, senza ormai più l'obbligo di rinnovo quinquennale. La marca da bollo da allegare alla richiesta di rilascio ha validità di un anno e successivamente va applicata ogni dodici mesi per i viaggi nei Paesi extra-UE: in questo caso la scadenza delle successive marche da bollo fa riferimento alla data (giorno e mese) dall'emissione del passaporto.
Patente. Quelle di categorie A e B sono valide 10 anni, fino al compimento dei 50 anni. Se sono state rilasciate o rinnovate a persone che hanno superato questa età la loro validità è limitata a 5 anni. Tutte le altre patenti, anche quelle speciali, sono valide 5 anni che scendono a 3 se sono state rilasciate o rinnovate a chi ha superato i 70 anni.
Autocertificazioni. Le dichiarazioni che l'interessato redige e sottoscrive possono essere utilizzate nei rapporti con qualsiasi amministrazione pubblica (Comuni, Province, Regioni, scuole, università, Camera di commercio...), con le imprese che svolgono un esercizio di pubblica utilità (poste, gestori telefonici, di acqua, di luce, di gas), con i privati come banche o assicurazioni, libere di accettarle oppure di pretendere il certificato originale.
Ma anche molte autocertificazioni hanno una scadenza. In particolare hanno 6 mesi di validità: certificato di residenza, cittadinanza, godimento dei diritti civili e politici, stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero, stato di famiglia, esistenza in vita, iscrizioni in albi, registri o elenchi di pubbliche amministrazioni, appartenenza a ordini professionali, stato di disoccupazione, qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore o curatore, di vivenza a carico e di assenza di condanne penali.
Senza scadenza. Invece non hanno scadenza le autocertificazioni di data e luogo di nascita, nascita dei figli, decesso del coniuge, degli ascendenti o discendenti, titoli di studio, qualifiche professionali, titoli di specializzazione, abilitazione, formazione, aggiornamento, qualificazione tecnica, numero di codice fiscale, partita Iva e dati presenti nell'archivio dell'anagrafe tributaria.